maandag 29 oktober 2012

Hoe maak je een succesvolle offerte?

Door Sigrid Kauffman van WerkAdvies

Veel tolken en vertalers zouden graag meer voor directe klanten werken, en wat minder voor andere vertaalbureaus, maar weten niet goed hoe ze de opdrachten van hun droomklanten binnen kunnen slepen. Het draait niet allemaal om de offerte, maar als de offerte niet goed is, dan is de kans vaak toch vervlogen. Dus hoe moet het wel?

Meestal maak je een schriftelijke offerte naar aanleiding van een eerste gesprek of een verzoek van een klant. Op eigen beweging een offerte sturen kan ook maar leidt minder vaak tot succes. De offerte is namelijk het sluitstuk van een onderhandeling.

Te vroeg een offerte afgeven heeft dan ook vaak geen zin, zoals bij al die websites waar je adressen van krijgt om een offerte naar klanten te sturen. Je bent vaak onvoldoende op de hoogte van de daadwerkelijke vraag die er speelt, waardoor je de offerte niet op maat kan aanbieden en je aanbod onvoldoende aansluit bij de vraag.

Als je uiteindelijk een offerte stuurt, is het belangrijk dat je hem voor je laat werken. Als de offerte aansluit bij je gesprek en uitstraling is het voor de klant veel makkelijker om positief te beslissen.

De basisonderdelen van een goede offerte


Neem in je offerte minimaal de volgende informatie op:

Bedrijfsgegevens Laat in de offerte duidelijk zien wie de offerte schrijft. De lezer weet zo wie zijn of haar contactpersoon is. Controleer ook of de bedrijfsgegevens correct zijn.

Gegevens van de klant Adresseer de offerte aan de juiste persoon. Vaak is het de contactpersoon, maar dat is niet altijd degene die bevoegd is om opdrachten te verlenen. Het is belangrijk om te zorgen dat de offerte (ook) terechtkomt bij degene die mag tekenen.

Offertenummer Nummer je offertes opeenvolgend. Houd ook bij hoeveel openstaande offertes er zijn. Een opeenvolgende nummering heb je nodig voor je administratie en door vermelding van een offertenummer zorg je ervoor dat jij en je klant het altijd over dezelfde offerte hebben.

Geldigheidsduur van de offerte Een offerte is zelden onbeperkt geldig. Prijzen kunnen tenslotte veranderen. Als een klant nog kan ingaan op een offerte van maanden geleden, kan dat vervelende financiële gevolgen hebben. Vermeld daarom in de offerte hoe lang deze geldig is en binnen welke termijn de klant moet reageren. Je hebt zelf dan ook een refertepunt waarmee je de klant kunt benaderen.

Omschrijving van de dienst of het product Geef helder aan wat er geleverd wordt, schrijf uit voor de klant wat hij kan verwachten en hoe je werkwijze is.

Levertijd Geef duidelijk aan of het om een indicatie gaat of om een exacte leverdatum. Vermeld bij een exacte leverdatum ook duidelijk wanneer je een reactie op de offerte nodig hebt om op tijd te kunnen beginnen.

Prijs en gehanteerde tarieven Vergeet niet bij je tarieven te vermelden of deze inclusief of exclusief btw zijn. Een klant wil weten wat hij kan verwachten voor een bepaalde prijs. Zorg daarom dat uit de offerte duidelijk blijkt hoe je tot een bepaalde prijs komt en wat daarbij is inbegrepen. Geef voor werkzaamheden waarvan de kosten nog niet precies bekend zijn duidelijk aan dat het om een schatting gaat. Geef ook duidelijk aan of er onkosten, reiskosten en/of meerkosten in rekening worden gebracht en zo ja, hoeveel.

Betalingstermijn en voorwaarden Voeg altijd de betalings- en leveringsvoorwaarden bij de offerte. Vermeld ook altijd nadrukkelijk in de tekst van de offerte dat de offerte vrijblijvend is voor beide partijen.

De kracht van je offerte ligt in het aanbieden van een duidelijk aanbod geschreven op de vraag van de klant. Door je offerte goed uit te werken en zorgvuldig te letten op de basisgegevens laat je aan je klant zien dat ze te maken hebben met een professional. Geef je klant de aandacht die hij verdient. Veel succes met de volgende offerte.

Samenwerken op afstand

Door Cas Jamin

Door reisafstanden, tijdgebrek en agenda's die moeilijk op elkaar aansluiten is het niet altijd praktisch om elkaar te ontmoeten voor samenwerking en overleg.
Telefoon en e-mail zijn dan een goed begin, maar met een paar gratis tools kun je tegelijkertijd aan hetzelfde document werken en veel persoonlijker contact hebben via een beeldverbinding met geluid. Wat zijn dat voor tools en wat kun je ermee?

Communicatie: internettelefonie
Met internettelefonie kun je gratis of tegen lage kosten met een groep mensen (video)bellen. Je hebt je handen vrij en kunt met elkaar communiceren op een manier die een echte bijeenkomst zo dicht mogelijk nadert. 

De belangrijkste aanbieders van (gratis) internettelefonie zijn: Skype, Google Hangouts, Windows Live Messenger en FaceTime.

Skype
Skype wordt het meest gebruikt. Het werkt op vrijwel elk besturingssysteem, inclusief tablets en smartphones met iOS of Android. Een-op-een (video)gesprekken met andere Skype-gebruikers zijn gratis. Voor groepsgesprekken tot maximaal 10 personen is het Skype Premium abonnement beschikbaar, waar wel kosten aan verbonden zijn.

Google Hangouts
Google Hangouts is een interessante nieuwkomer. Hiermee kun je gratis met maximaal 10 personen tegelijk videobellen. Ook wordt Google Hangouts steeds beter geïntegreerd met allerlei toepassingen, waaronder Google Drive voor het samenwerken aan documenten.

Google Hangouts is een onderdeel van het sociale netwerk Google+. Na het installeren van een browser plug-in werkt Google Hangouts geheel via de webbrowser. 

Met de Google+-applicatie voor smartphones en tablets kun je ook deelnemen aan een Google Hangouts-gesprek.

Windows Live Messenger
Het welbekende Windows Live Messenger is een optie voor een-op-een videogesprekken tussen twee Windows-gebruikers. Groepsgesprekken zijn (nog) niet mogelijk.

FaceTime
FaceTime wordt meegeleverd met iPads, Macs, de iPhone en de iPod Touch. Het is een applicatie en dienst van Apple voor gratis videobellen. Het werkt heel simpel, maar beide gebruikers hebben een Apple-apparaat nodig en groepsgesprekken zijn (nog) niet mogelijk.

Anderen laten meekijken met scherm delen
Skype en Google Hangouts geven je de mogelijkheid om je gesprekspartners mee te laten kijken naar (een deel van) wat er op jouw computerscherm te zien is. Natuurlijk is dit een functie waar je bedachtzaam mee moet omspringen, maar het kan heel handig zijn als je een openstaand document wilt voorleggen aan je gesprekspartners.

Cloud-based CAT-tools
Langzaam maar zeker komen er op cloud-technologie gebaseerde CAT-tools op de markt. De vertaalomgeving is bij deze tools een (door externen gehoste) webapplicatie. Om ermee te werken heb je enkel een webbrowser of een eenvoudige client-applicatie nodig.

Voordelen van cloud-based CAT-tools
Door de centrale installatie en opslag van de vertaalsoftware en de vertaalbestanden op een met het internet verbonden server, werkt iedereen, ongeacht zijn locatie, automatisch met de laatste versie van de vertaalomgeving, de bron- en doelteksten en het vertaalgeheugen. Dit vereenvoudigt het systeembeheer en de samenwerking tussen vertalers aanzienlijk. Ook kan de vertaler vanaf elke gewenste computer met internetverbinding werken, wat bijvoorbeeld heel handig is na een computercrash of als je regelmatig wisselt tussen een desktop- en laptopcomputer. Bovendien zijn de systeemvereisten relatief laag, omdat de software grotendeels op een externe server draait.

Eenvoudiger samenwerken
Met CAT-tools in de cloud verloopt de afstemming binnen kleine en grote vertaalteams een stuk vlotter. Iedereen is altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken, en teams kunnen snel gevormd en uitgebreid worden met een elektronische uitnodiging.

Dit alles maakt het ook voor freelancers mogelijk om snel een projectteam te vormen met andere vertalers. Dit kan betekenen dat je grotere opdrachten kunt aannemen of dat je vertalingen vaker kunt laten nakijken door een collega.

Samenwerken met een online CAT-tool betekent vaak ook dat je samen een vertaalgeheugen deelt. Dit hoeft niet het vertaalgeheugen te zijn dat je gebruikt als je alleen werkt, maar het is goed om hier een afweging in te maken. Met een goede collega met vergelijkbare ervaring zul je waarschijnlijk liever een vertaalgeheugen delen, dan met iemand uit een heel ander werkveld of een beginnend vertaler.

Beperkingen
Een betrouwbare internetverbinding is natuurlijk essentieel. Sommige van deze CAT-tools hebben al wat mogelijkheden om ook offline door te werken, maar op dit punt is er nog ruimte voor verbetering.

Beveiliging, privacy en juridische aspecten zijn ook belangrijke overwegingen. Afhankelijk van de wensen van de klant en de aard van de tekst kan het beter zijn om met een vertaalpakket op je eigen computer te vertalen. Op den duur zullen de voordelen van cloud computing echter steeds vaker de doorslag geven.

Voorbeelden van cloud-based CAT-tools
MemSource, XTM Cloud, Wordbee en Transiflex zijn voorbeelden van cloud-based CAT-tools waarop ook freelancers een abonnement kunnen nemen. De abonnementen verschillen onder andere in het aantal woorden dat je per maand kunt vertalen en de mogelijkheden tot (simultane) samenwerking met andere vertalers.

Document tegelijkertijd samen bewerken
Met de cloud-diensten Google Drive en Microsoft SkyDrive kun je met meer mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken. Doordat je het document centraal onderbrengt op de servers van deze cloud-diensten kunnen alle collega's tegelijkertijd in hetzelfde bestand werken. Hoe dit in zijn werk gaat lees je hieronder.

Google Drive
Google Drive (voorheen Google Docs) is een webapplicatie waarvan je gebruik kunt maken als je ingelogd bent met een gratis Google-account ('Gmail-account' in de volksmond). Je hebt altijd een internetverbinding nodig, maar met de webbrowser Google Chrome en de Google Drive software, is het mogelijk om door te werken als de internetverbinding tijdelijk wegvalt. Veranderingen worden dan doorgevoerd zodra de verbinding hersteld is.

Je kunt in Google Drive nieuwe documenten aanmaken, maar ook bestaande documenten uploaden vanaf je computer. Om documenten die je upload naar Google Drive te kunnen bewerken, is het belangrijk om tijdens het uploaden te kiezen voor conversie naar het Google Docs-formaat. Later kun je documenten weer downloaden als een MS Office-, OpenOffice-, RTF-, TXT- of PDF-bestand.

Google Drive is op het moment de handigste manier om samen te werken aan documenten, spreadsheets, presentaties, diagrammen en webformulieren. Als meer mensen (maximaal 50) hetzelfde document openen, zie je elkaars cursor en toetsaanslagen. Alles loopt synchroon. Veranderingen worden direct opgeslagen en voor iedereen doorgevoerd. Met de versiehistorie krijg een goed beeld van de door iedereen ingebrachte veranderingen en kun je eerdere versies terughalen.

SkyDrive
SkyDrive is de gratis cloud-opslagdienst van Microsoft. Iedereen die je toegang geeft tot een Microsoft Office-document in je SkyDrive, kan vanuit zijn webbrowser of een lokale installatie van MS Office (Windows en Mac) een bijdrage leveren aan het document. Opgeslagen wijzigingen zijn direct voor iedereen te zien in zowel de web-interface als in ieders lokale MS Office. In deze video kun je zien hoe dit ongeveer in zijn werk gaat op een Windows PC. In deze videoreeks wordt het uitgebreider uitgelegd, maar de focus ligt hier op de Mac.

Office 365 is de zakelijke tegenhanger van SkyDrive. Het wordt op abonnementsbasis aangeboden aan kleine en grote bedrijven.

Brainstormen
Er zijn talloze webapplicaties die gecombineerd met (beeld)telefonie een vruchtbare brainstorm afstand mogelijk kunnen maken. Zo kun je ideeën verzamelen in een Google Drive of SkyDrive document, mindmappen met Mindmeister of plakbriefjes plakken met GroupZap.

Samenwerking op afstand laten slagen
Om samenwerking op afstand te laten slagen is het belangrijk om van tevoren alles goed voor te bereiden en uit te proberen. Zorg er samen voor dat iedereen vertrouwd is met de te gebruiken software en hardware. Begin eenvoudig en breid het aantal tools naar behoefte uit. 

Beeldcontact
Bij het gebruik van videobellen zijn de kwaliteit en de positie van de webcam erg belangrijk voor een prettige interactie. Plaats de webcam recht voor je, bovenop je monitor, zodat anderen jou en je gezichtsuitdrukkingen goed kunnen zien.

Te onpersoonlijk?
Samenwerken op afstand is natuurlijk geen vervanging voor ontmoeting in levenden lijve. Het is een hulpmiddel waarmee je op afstand iets voor elkaar kunt krijgen als samenkomen onpraktisch is. Met goede afspraken en de juiste verwachtingen doe je er allemaal je voordeel mee, zonder dat het ten koste hoeft te gaan van persoonlijk contact.


Bronnen

De Talenreis: Oceanië

Door Sigrid Lensink-Damen

In deze aflevering van de Talenreis bezoek ik een groot gebied: Oceanië. Dit strekt zich uit van Madagaskar tot Paaseiland en omvat ongeveer 1270 talen, waarvan een aantal taalhistorici nog voor raadsels zet.

Prehistorische exodus

Tot de Austronesische taalfamilie worden 96 taalgroepen gerekend. Daarmee is deze taalgroep groter dan de Indo-Europese taalfamilie in zowel het aantal talen als het aantal sprekers ervan. De grootste tak van de Austronesische taalfamilie is de Malayo-Polynesische subfamilie, in Nederland ook wel bekend onder de naam Maleis-Polynesisch.

De verspreiding van de Austronesische talen begon ruim 40.000 jaar voor Christus vanuit Zuidoost-Azië. Deze prehistorische exodus ging vanuit Taiwan via Indonesië en Nieuw-Guinea richting Australië en de Salomoneilanden. Een tweede migratiegolf vertrok tussen 3000 – 2000 v. Chr. vanaf de Salomoneilanden naar de Vanuatu-archipel.

Vlerkprauw

Archeologische vondsten in dit uitgestrekte gebied in de Stille Oceaan vormen het bewijs van de verspreiding en maken een reconstructie mogelijk van de mensen die in deze prehistorische periode leefden. Zo deden de sprekers van het Proto-Austronesisch aan landbouw en visserij, verbouwden ze gewassen als taro, yam, bananen en suikerriet en hielden varkens, kippen en honden als huisdier.

Een belangrijke conclusie die uit de vondsten kon worden getrokken, is dat de Proto-Austronesischers zich goed konden handhaven op zee. Een woord dat tot op de dag van vandaag in het hele Austronesisch sprekende gebied voorkomt, is ‘vlerkprauw’. In het Nederlands is dit vervoermiddel beter bekend onder de term ‘catamaran’.

Lapita-cultuur

De migratie van de Austronesische talen hangt samen met de migratie van een paar prehistorische culturen. De Lapita-cultuur is daar de bekendste van en is genoemd naar de plek waar de eerste archeologische vondsten van deze cultuur zijn gedaan. Dat was op het hoofdeiland van Nieuw-Caledonië. Het woord ‘lapita’ is waarschijnlijk een verbastering van ‘xapeta’a’, wat in de lokale taal Haveke ‘een gat graven’ betekent. Resten van deze cultuur zijn niet alleen in Nieuw-Caledonië gevonden, maar ook in Nieuw-Guinea en Samoa, helemaal in het oosten.

Kenmerken van het Austronesisch

De talen van de Austronesische taalfamilie hebben een aantal bijzondere kenmerken. Eén daarvan is het beperkte aantal klinkers en medeklinkers, waarbij het Hawaïaans de kroon spant met maar 8 medeklinkers (w, m, p, l, n, k, h en een glottale plofklank die weergegeven wordt met ‘) en 5 klinkers. Een andere bijzonderheid is dat de meeste Austronesische woorden open lettergrepen hebben: Honolulu, Tahiti, ukelele en aloha.

Voor de vorming van nieuwe woorden en begrippen nemen sprekers van Austronesische talen meestal geen buitenlandse termen over, omdat buurlanden vaak zeemijlenver weg liggen. In plaats daarvan maken ze door middel van agglutinatie nieuwe woorden. Een voorbeeld uit het Malagassisch: zava = ontstoken worden, fahazavana = verlichting, schittering, fahazavan-tsaina = intelligentie (saina = geest).

Reduplicatie

Reduplicatie is een taalkenmerk van de Austronesische talen, waarbij een woord geheel of gedeeltelijk wordt herhaald om een nieuw woord of begrip te maken. Een voorbeeld uit het Indonesisch: terang = helder, terterang = helderst. En daarmee samenhangend: terang-terangan = openlijk, ronduit, berterang-terang = eerlijk spreken en berterang-terangan = eerlijk zijn tegen/met elkaar. Woorden in Austronesische talen kunnen dus erg lang worden.

Naast reduplicatie, agglutinatie, open lettergrepen en weinig (mede)klinkers kennen de talen van deze familie, net als de Dravidische talen, het ‘clusiviteitsonderscheid’ en bezigen sommige Austronesische talen een sociaal vocabulaire dat vergelijkbaar is met de taalniveaus van het Japans.

Mysteries

Voor liefhebbers van taal en cultuur is Oceanië uiterst interessant. Vele talen zijn nog niet beschreven en andere, zoals de taal en cultuur op Paaseiland, stellen historici en taalkundigen voor raadsels. Natuurlijk prikkelen de monumentale stenen beelden de fantasie, maar houten plankjes met het rongorongo-schrift zijn even boeiend: vormen deze de schriftelijke vorm van het Rapanui of waren het versierselen en geheugensteuntjes?

Ik blijf nog even ronddobberen op de Stille Oceaan en in de volgende afleveringen van De Talenreis duik ik dieper in een paar Austronesische talen.

Bronnen:

De Grote Taalatlas
Austronesische talen (Wikipedia)
Austronesische taalfamilie (Ethnologue)
Vanuatu - geschiedenis (Landenweb)
Lapita culture (Engelstalige Wikipedia)
Reduplicatie - woordenlijst Indonesisch

Hoe vinden klanten jou?

Door Silvie van der Zee

Om een succesvol bedrijf te hebben, is het van vitaal belang dat je genoeg klanten hebt. Vorige keer heb ik geschreven over hoe je je ideale klant kunt vinden, maar nog beter is het als zij jou vinden. Hoe zorg je daarvoor?

Marco Bouman van de site Ondernemen en Internet beschreef het als volgt: het draait om 1. bekendheid, 2. vertrouwen en 3. conversie.

1. Bekendheid 

 Zorg dat je zichtbaar bent. Al eerder schreef ik hoe je als vertaler sociale media kunt inzetten om je online zichtbaarheid te vergroten. Het is belangrijk dat je goed bereikbaar bent op Facebook, Twitter, LinkedIn en je eigen website, zodat potentiële klanten gemakkelijk contact met je kunnen opnemen. Dit is ook de ideale plek om te laten weten dat je weer beschikbaar bent voor nieuwe opdrachten. Bovendien kunnen mensen jouw bericht gemakkelijk delen of retweeten, zodat nog meer mensen weten dat je ze van dienst kunt zijn.

Blog

Als je wilt, kun je op je website een blog beginnen waarop je wekelijks schrijft, bijvoorbeeld over taalkwesties of wat je zoal meemaakt als vertaler. Zo zorg je voor steeds nieuwe content op je site, wat je vindbaarheid in Google vergroot. Om nog beter gevonden te worden door Google, kun je je verdiepen in SEO: Search Engine Optimization. Het voert te ver om daar in dit artikel dieper op in te gaan, maar er is genoeg over SEO geschreven, waaronder ook het boek Search Engine Optimization voor Dummies, waarin SEO in simpele bewoordingen wordt uitgelegd.

2. Vertrouwen

Over vertrouwen heb ik in de vorige editie ook al geschreven. Als je nieuwe mensen ontmoet, zorg er dan eerst voor dat je een relatie met ze opbouwt, voordat je ze tot klant en vervolgens tot ambassadeur probeert te maken.

Netwerken

Het ontmoeten van nieuwe mensen, potentiële klanten, kun je doen door een netwerk op te bouwen. Want als je netwerk groeit, heb je toegang tot heel veel mensen. Dit zijn niet per se de mensen uit je eigen netwerk, maar het kunnen ook mensen zijn die zij weer kennen. Maak gebruik van het netwerk van je netwerk!

Om je netwerk te vergroten kun je naar netwerkevenementen gaan. Deze worden bijvoorbeeld georganiseerd door de Kamer van Koophandel of Open Coffee. Online netwerken kan ook, bijvoorbeeld op sites als www.translatorspub.com, www.translatorscafe.com of www.proz.com, maar dit heeft als nadeel dat het moeilijker is om vertrouwen op te bouwen bij je potentiële klanten. Een voordeel van online netwerken is wel dat je meer mensen kunt bereiken met minder moeite.

3. Conversie

Dat de klant jou heeft gevonden, betekent niet dat je zelf niets hoeft te doen. Het belangrijkste wanneer je nieuwe mensen hebt ontmoet, is het contact na afloop. Probeer zo snel mogelijk na de ontmoeting te mailen of te bellen. Zo houd je contact met je potentiële klanten en zullen ze eerder aan je denken als ze een vertaler nodig hebben.

Wil je meer lezen over hoe je klanten aantrekt, dan beveel ik het boek “Laat de klant naar je toekomen” van Erno Hannink aan. Ook op zijn site kun je veel lezen over ondernemerschap.


Bronnen

Erno Hannink “ Laat de klant naar jou komen”, A.W. Bruna, 2009. ISBN 9789022959459.

Peter Kent “Search Engine Optimization for Dummies” , John Wiley & Sons Inc, 2012. ISBN 9781118336854

Marco Bouwman “Ondernemen en Internet

Kamer van Koophandel “Hoe kan ik netwerken

Open Coffee “Het informele ondernemersnetwerk van Nederland en België

Translatorspub

Translatorscafe

Proz.com

Erno Hannink “Klanten aantrekken