Veel tolken en vertalers zouden graag meer voor directe klanten werken, en wat minder voor andere vertaalbureaus, maar weten niet goed hoe ze de opdrachten van hun droomklanten binnen kunnen slepen. Het draait niet allemaal om de offerte, maar als de offerte niet goed is, dan is de kans vaak toch vervlogen. Dus hoe moet het wel?
Meestal maak je een schriftelijke offerte naar aanleiding van een eerste gesprek of een verzoek van een klant. Op eigen beweging een offerte sturen kan ook maar leidt minder vaak tot succes. De offerte is namelijk het sluitstuk van een onderhandeling.
Te vroeg een offerte afgeven heeft dan ook vaak geen zin, zoals bij al die websites waar je adressen van krijgt om een offerte naar klanten te sturen. Je bent vaak onvoldoende op de hoogte van de daadwerkelijke vraag die er speelt, waardoor je de offerte niet op maat kan aanbieden en je aanbod onvoldoende aansluit bij de vraag.
Als je uiteindelijk een offerte stuurt, is het belangrijk dat je hem voor je laat werken. Als de offerte aansluit bij je gesprek en uitstraling is het voor de klant veel makkelijker om positief te beslissen.
De basisonderdelen van een goede offerte
Neem in je offerte minimaal de volgende informatie op:
Bedrijfsgegevens Laat in de offerte duidelijk zien wie de offerte schrijft. De lezer weet zo wie zijn of haar contactpersoon is. Controleer ook of de bedrijfsgegevens correct zijn.
Gegevens van de klant Adresseer de offerte aan de juiste persoon. Vaak is het de contactpersoon, maar dat is niet altijd degene die bevoegd is om opdrachten te verlenen. Het is belangrijk om te zorgen dat de offerte (ook) terechtkomt bij degene die mag tekenen.
Offertenummer Nummer je offertes opeenvolgend. Houd ook bij hoeveel openstaande offertes er zijn. Een opeenvolgende nummering heb je nodig voor je administratie en door vermelding van een offertenummer zorg je ervoor dat jij en je klant het altijd over dezelfde offerte hebben.
Geldigheidsduur van de offerte Een offerte is zelden onbeperkt geldig. Prijzen kunnen tenslotte veranderen. Als een klant nog kan ingaan op een offerte van maanden geleden, kan dat vervelende financiële gevolgen hebben. Vermeld daarom in de offerte hoe lang deze geldig is en binnen welke termijn de klant moet reageren. Je hebt zelf dan ook een refertepunt waarmee je de klant kunt benaderen.
Omschrijving van de dienst of het product Geef helder aan wat er geleverd wordt, schrijf uit voor de klant wat hij kan verwachten en hoe je werkwijze is.
Levertijd Geef duidelijk aan of het om een indicatie gaat of om een exacte leverdatum. Vermeld bij een exacte leverdatum ook duidelijk wanneer je een reactie op de offerte nodig hebt om op tijd te kunnen beginnen.
Prijs en gehanteerde tarieven Vergeet niet bij je tarieven te vermelden of deze inclusief of exclusief btw zijn. Een klant wil weten wat hij kan verwachten voor een bepaalde prijs. Zorg daarom dat uit de offerte duidelijk blijkt hoe je tot een bepaalde prijs komt en wat daarbij is inbegrepen. Geef voor werkzaamheden waarvan de kosten nog niet precies bekend zijn duidelijk aan dat het om een schatting gaat. Geef ook duidelijk aan of er onkosten, reiskosten en/of meerkosten in rekening worden gebracht en zo ja, hoeveel.
Betalingstermijn en voorwaarden Voeg altijd de betalings- en leveringsvoorwaarden bij de offerte. Vermeld ook altijd nadrukkelijk in de tekst van de offerte dat de offerte vrijblijvend is voor beide partijen.
De kracht van je offerte ligt in het aanbieden van een duidelijk aanbod geschreven op de vraag van de klant. Door je offerte goed uit te werken en zorgvuldig te letten op de basisgegevens laat je aan je klant zien dat ze te maken hebben met een professional. Geef je klant de aandacht die hij verdient. Veel succes met de volgende offerte.
