Per 1 januari 2013 veranderen de factureringsregels in de hele Europese Unie. Met deze nieuwe regels wil de overheid factureren eenvoudiger maken en elektronisch factureren stimuleren. In dit artikel geef ik een overzicht hoe een factuur er vanaf 1 januari 2013 uit hoort te zien.
Elektronisch factureren
De eisen voor elektronisch factureren worden versoepeld. Je bepaalt vanaf 2013 zelf hoe je de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur waarborgt.Gebruik de regels uit je eigen land
Vanaf 2013 moet je als je de presterende ondernemer bent btw-facturen uitreiken die voldoen aan de regels van je eigen lidstaat en dus niet naar de eisen van de lidstaat waar de btw-prestatie belast is. Dit geldt ook als je goederen of diensten buiten de Europese Unie levert.Controleer niet alleen je eigen facturen
Als je een product of dienst levert reik je een factuur uit die aan de wettelijke eisen voldoet. Facturen voor producten en diensten die je geleverd krijgt, moeten uiteraard ook aan deze regels voldoen. Een factuur die niet klopt mag je niet in je boekhouding opnemen. Daarom vermeld ik in dit artikel alle eisen aan facturen en niet alleen de eisen die op tolken en vertalers van toepassing zijn. Controleer altijd inkomende facturen en vraag indien nodig om een correcte factuur.Hieronder geef ik een overzicht van zowel de regels voor de volledige factuur als voor de vereenvoudigde factuur. De punten 15,17,18 en 19 zijn nieuwe regels.
Eisen volledige factuur vanaf 1 januari 2013
- NAW- gegevens van de leverancier/dienstverlener
- NAW-gegevens van de afnemer
- Datum waarop de factuur is uitgereikt
- Opeenvolgend factuurnummer
- Bankrekeningnummer waarop de afnemer het openstaande bedrag moet storten. Vanaf 1 februari 2014 is het IBAN nummer verplicht
- Inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel van de leverancier/dienstverlener
- Btw-identificatienummer van de leverancier/dienstverlener
- Btw-identificatienummer van de afnemer indien een verleggingsregeling van toepassing is of een intracommunautaire prestatie wordt verricht
- Hoeveelheid van de geleverde producten, dan wel een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst. Voor de omschrijving van een dienst of de hoeveelheid van een product mag je ook verwijzen naar een schriftelijk contract of akte
- Datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden
- Eenheidprijs exclusief btw, zowel voor de producten als de kortingen
- Btw-tarief dat is toegepast
- Btw-bedrag dat verschuldigd is
- Melding van eventueel toegepaste vrijstellingen of van het feit dat de factuur een intracommunautaire prestatie betreft
- Melding "btw verlegd" als er een verleggingsregeling van toepassing is
- Betreft de verkoop een vervoermiddel: gegevens over het vervoermiddel. Indien de afnemer de factuur uitreikt in plaats van de leverancier/dienstverlener: melding ‘factuur uitgereikt door de afnemer’
- Vermelding ‘Bijzondere regeling reisbureaus’ (indien van toepassing)
- Vermelding ‘Bijzondere regeling – gebruikte goederen’, ‘Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’ of ‘Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’ (indien van toepassing)
- NAW-gegevens en btw-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger (indien van toepassing). (Een fiscaal vertegenwoordiger is een ondernemer die in Nederland namens een buitenlandse ondernemer btw aangeeft en betaalt. Hiervoor is een vergunning nodig)
Eisen vereenvoudigde btw-factuur per 1 januari 2013
Lever je aan je klant diensten of goederen voor een totaalbedrag dat niet hoger is dan € 100 inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde btw-factuur uitreiken. Wat moet op deze factuur vermeld staan?- Factuurdatum
- Naam, adres en woonplaats van jouw onderneming (als leverancier van dienst of goed)
- Aard van de geleverde goederen en/of de verstrekte diensten
- Btw-bedrag dat de klant/afnemer moet betalen. Let wel, je mag geen vereenvoudigde btw-factuur uitreiken aan afnemers in het buitenland
Ontheven van administratieve verplichtingen
Kleine ondernemers die door de Belastingdienst van hun administratieve verplichtingen zijn ontheven, zijn niet verplicht om facturen uit te reiken voor de leveringen en diensten die ze verrichten. Stel dat de Belastingdienst jou beoordeelt als kleine ondernemer en je vrijstelt van administratieve verplichtingen (je hoeft geen btw te heffen). Verstrek je jouw klanten dan wel een factuur, dan mag je hierop geen btw vermelden. Doe je dit wel, dan vervalt de ontheffing.Consequenties als facturen niet voldoen aan de factuurvereisten
Voldoet een factuur niet aan de factuurvereisten, dan kan de belastingdienst je als leverancier/dienstverlener een boete opleggen van maximaal € 4.920. Het heeft ook vervelende gevolgen als je een incorrecte factuur ontvangt. Je hebt dan namelijk geen recht op aftrek van voorbelasting. Dit houdt in dat je zelf de btw moet betalen, waardoor je (inkoop)kosten stijgen. Vraag je de btw toch terug, dan kan deze btw bij een controle/audit door de Belastingdienst worden teruggevorderd. Deze terugvordering wordt dan ook nog eens verhoogd met een boete en rente.Vraag je je af of je facturen correct zijn? Vraag het dan aan je boekhouder/accountant of neem contact met mij op.
Voor de volledigheid: aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend.
Bronnen
De Zaak
De Wert accountants en belastingadviseurs
