Facturen betaald krijgen

Door Sigrid Kauffman, WerkAdvies 

Van de koppen in de kranten word je als ondernemer ook niet altijd vrolijk. Het aantal faillissementen blijft stijgen en duidelijkheid over de zelfstandigenaftrek is er nog niet. Vaak zijn oninbare facturen de hoofdoorzaak van het faillissement. Volgens de cijfers van PostNL bij wel een kwart van de gevallen. In dit artikel geef ik je tips en wijs ik je op de mogelijkheden die je hebt om facturen te innen.

Betalingstermijnen, incassokosten en wettelijke rente 

Vanaf 16 maart 2013 ben je als ondernemer wettelijk verplicht om 30 dagen nadat de klant de factuur heeft ontvangen, de klant kosten in rekening te brengen. De vergoeding is een percentage van de factuur. Het minimumbedrag van de vergoeding is € 40. Is je klant een bedrijf, dan kun je in een overeenkomst hiervan afwijken. Geen overeenkomst, dan geldt de wettelijke regeling. Daarnaast mag je wettelijke rente in rekening brengen. Op dit moment is de rente voor bedrijven 8,5% en voor consumenten 3%. Mijn tip hierbij is: check bij je opdrachtgever of de factuur is ontvangen en blijf in gesprek.

Tips om facturen sneller betaald te krijgen 

Bespreek in het offertestadium de voorwaarden waaronder jij werkt. Laat je betalingsvoorwaarden ook terugkomen in je offerte en algemene voorwaarden. Probeer waar mogelijk af te spreken dat je aan de opdracht begint nadat de factuur is voldaan. Werk je met klanten die enkel achteraf betalen, verstuur je factuur dan op de dag dat je de opdracht afrondt. De factuur later versturen betekent ook dat de betalingstermijn vooruit geschoven wordt.

Houd contact met je klant, vraag op de dag dat de betalingstermijn verstrijkt of de klant nog steeds tevreden is en herinner hem of haar aan de openstaande factuur. In het kader van relatiebeheer heb je dan ook meteen de mogelijkheid om te achterhalen of er nog onduidelijkheden zijn en wellicht hebben ze nog een nieuwe opdracht voor je klaar liggen.

Uit de praktijk blijkt dat telefonisch aanmanen beter werkt dan aanmanen per mail of post. Je hebt dan namelijk direct contact en kunt meteen heldere afspraken makent. Als je er voor kiest om schriftelijk een aanmaning te sturen, weet dan dat je niet verplicht ben om er eerste aanmaning op te zetten. Het kan gebeuren dat je klant aannneemt dat er eerst nog een aanmaning komt voordat je juridische stappen onderneemt.

Als het je niet lukt om achter onbetaalde facturen aan te gaan, schakel dan de hulp in van een boekhouder of een goede collega.

Laat een openstaande facturen niet te lang liggen, doe er alles aan om hem betaald te krijgen. Mocht de factuur uiteindelijk niet betaald worden, schakel dan een incassobedrijf in. Veel incassobedrijven zijn zo ingericht dat niet alleen streven naar het innen van facturen maar ook gaan voor behoud van een goede relatie tussen klant en opdrachtgever.


Bronnen
Antwoord voor bedrijven
wettelijkerente.net 
www.wettelijke-rente.com 
De Nederlandsche Bank

Aanmaningen versturen voor facturen, hoe lang mag dat?

Door Mariëtte van Drunen

De verjaringstermijn voor zakelijke vorderingen is vijf jaar. Dat wil zeggen dat u tot vijf jaar na de dag dat de vordering opeisbaar is - de datum waarop de betalingstermijn van de factuur verloopt - nog betaling kunt afdwingen. Voor particulieren geldt een kortere verjaringstermijn van twee jaar.

Als er geen betalingstermijn voor de factuur is afgesproken, geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, aldus Martijn Kroon, adviseur van ondernemerstijdschrift/kennisnet De Zaak. Kroon adviseert ondernemers ook als de verjaringstermijn is verlopen, toch even contact met de klant op te nemen om de situatie te bespreken. Geen slecht advies, want als de klant onbedoeld niet betaald had, dan zou hij/zij best bereid kunnen blijken alsnog te betalen.

Voorkomen is beter dan genezen
Hebt u meerdere oude facturen die nog steeds niet betaald zijn, dan wordt het tijd om uw debiteurenbeheer eens onder de loep te nemen. Hebt u wel op tijd aanmaningen verstuurd, waren de afspraken met de klant duidelijk genoeg, hoe lang hebt u zelf gewacht met het versturen van de factuur? Er kunnen immers diverse redenen zijn voor een afnemer om de factuur niet op tijd te betalen. Als u erachter kunt komen waarom er niet betaald is, dan kunt u misschien rechtstreeks de oorzaak aanpakken.

Incasso
In het uiterste geval kunt u natuurlijk het innen van de vordering uitbesteden aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder. Voor vertalers geldt dat ze bij diverse beroepsverenigingen zoals het NGTV of de VZV (lid van PZO) gebruik kunnen maken van voordelige of gratis incassodiensten.

Bronnen: advies van de week op De Zaak (kennisnetwerk voor ondernemers), Nederlands Genootschap van Tolken en Vertalers (NGTV) en Vereniging Zelfstandige Vertalers (VZV)