Besparing digitaal factureren kan oplopen tot 8 euro per factuur

Besparing digitaal factureren kan oplopen tot 8 euro per factuur Bij 400 miljoen zakelijke facturen per jaar zou het Nederlandse bedrijfsleven 3 miljard euro kunnen besparen

Het MKB kan jaarlijks honderden miljoenen besparen als het overschakelt op digitaal factureren. Voor de individuele MKB'er betekent dit al snel een besparing van 7 tot 8 euro per factuur. Na overleg en samenwerking met de Nederlandse Belastingdienst biedt Register.nl als eerste in Nederland deze mogelijkheid nu aan.

Register.nl, een project van de Bedrijvendatabank, biedt ondernemers de mogelijkheid om digitale facturen te maken en te verzenden. Hiermee komt de Bedrijvendatabank wederom met een innovatie die ondernemers handen vol geld kan doen besparen. Na het platform voor fusie en overname, de introductie van internetboekhouden in Nederland en de Virtuele Accountant voor het online produceren van jaarrekeningen, lanceerde de Bedrijvendatabank onlangs Register.nl. Op deze nieuwe site kunnen bedrijven hun facturen laten digitaliseren en verzenden. De facturen worden voorzien van een digitale handtekening en zijn beveiligd tegen wijzigen door derden. Hiermee voldoen de digitale facturen aan alle eisen van de Overheid en de Belastingdienst.

Simpele boekhouding
De digitale facturen zijn geschikt voor directe verwerking in de boekhouding. Dit houdt in dat bedrijven die kiezen voor digitalisering van het factuurproces en die ook de bank- en giromutaties digitaliseren en digitaal verwerken, geen stukken meer hoeven op te voeren aan de Belastingdienst. Dit natuurlijk op eventuele kasmutaties na, tenzij de ondernemer deze altijd pint.
Met name bij het ontvangen van facturen kan door digitalisering behoorlijk worden bespaard. Met een gemiddelde kostprijs van 9 euro voor het verwerken van een factuur (uit een onderzoek onder 976 bedrijven, blijkt dat dit de gemiddelde kosten zijn van het openen, ordenen, invoeren en corrigeren) kan digitalisering al snel 7 tot 8 euro besparen per factuur. Met zo'n 400 miljoen business-to-business facturen per jaar zouden Nederlandse bedrijven gezamenlijk zo'n 3 miljard euro kunnen besparen enkel op de facturering.

XBRL
Sinds enkele jaren werkt de overheid, met de ministeries van Financiën, Justitie, BZK en Economische Zaken, in samenwerking met VNO-NCW en MKB Nederland aan het Nederlands Taxonomie Project. Samen tekenden deze partijen een convenant voor het elektronisch uitwisselen van financiële gegevens. Met het oog op administratieve lastenverlichting werd afgesproken om vanaf 2007 gebruik te gaan maken van de open standaard XBRL of eXtensible Business Reporting Language, die uitwisseling van financiële gegevens mogelijk maakt via het internet. Ondernemers kunnen hiermee via hun accountant jaarrekeningen voor KvK, de aangifte 'winst uit onderneming', de vennootschapsbelasting en statistische gegevens voor het Centraal Bureau voor de Statistiek aanleveren aan de overheid. De jaarlijkse besparing voor het Nederlandse bedrijfsleven van deze digitalisering alleen werd eerder al geraamd op zo'n 350 miljoen euro.

Briljante vondst
Binnen de Bedrijvendatabank was de verbazing groot toen bleek dat het binnen XBRL echter niet mogelijk was om facturen te versturen of te ontvangen. Toen de vraag werd gesteld waarom dit niet kon, bleek dat er nog niemand aan deze mogelijkheid had gedacht. Het idee ook digitale facturen in XBRL te maken werd zelfs door verscheidene deskundigen "een briljante vondst" genoemd. Er moest dus een taxonomie, oftewel een classificatiemethode, binnen XBRL ontwikkeld worden. Dit heeft de Bedrijvendatabank gerealiseerd en aan staatssecretaris De Jager werd gevraagd of de belastingdienst de nieuwe taxonomie Invoice wilde beoordelen.

Invoice 3.0
Binnen twee weken besliste de Belastingdienst dat deze taxonomie geschikt was om facturen te maken die aan alle eisen van de Belastingdienst voldoen. Op advies van de Belastingdienst werden enkele aanpassingen gedaan en nu is er Invoice 3.0 voor digitale facturen. Softwaremakers zijn bezig hun pakketten XBRL-enabled te maken. Daaraan kan dan Invoice 3.0 zonder kosten worden toegevoegd. Met Semansys werd een driejarige overeenkomst gesloten om digitale facturen te valideren en te converteren naar officiële XBRL. En met een groot IT-bedrijf werd een principe-overeenkomst gesloten voor de uitrol van digitaal factureren in andere EU-landen. Digitaal factureren betekent voor de ondernemer niet alleen geld besparen, maar ook tijd besparen. Alle informatie over digitaal factureren en hoe hier mee te starten, is te vinden op www.register.nl.


Bron: Register.nl via (www.nieuwsbank.nl)