vrijdag 10 december 2010

Gebruikt u al leesbevestigingen voor uw e-mails?

Door Mariëtte van Drunen

Als freelancevertaler ontvang ik verreweg het meeste werk en de meeste opdrachtbevestigingen per e-mail. Ik verstuur ook mijn facturen naar veel klanten per e-mail. Maar e-mail is niet 100% betrouwbaar. Soms blijft een bericht heel lang op een server hangen. Of wordt het voor spam aangezien en verwijderd voor het bij de geadresseerde aankomt. En hoewel e-mail wettelijk gezien als bewijs kan worden gebruikt, staat u sterker als u kunt aantonen dat de ontvanger een bericht ook daadwerkelijk heeft ontvangen.

Om een leesbevestiging vragen
Om er zeker van te zijn dat mijn e-mails goed aankomen, vraag ik dan ook automatisch bij bijna iedere e-mail die ik verstuur om een leesbevestiging. Dat wil zeggen dat de ontvanger kan aangeven dat hij of zij de e-mail daadwerkelijk ontvangen heeft. Afhankelijk van de instellingen van zijn of haar e-mailsoftware wordt deze bevestiging automatisch geregeld wanneer e-mails geopend worden, of moet de ontvanger dit voor ieder bericht afzonderlijk aangeven. Als de ontvanger op deze manier de ontvangst bevestigt, dan weet u nog niet wat zijn of haar antwoord zal zijn, maar weet u in ieder geval (en kunt u aantonen) dat de e-mail is aangekomen.

Helaas kunnen mensen ook instellen dat ze nooit leesbevestigingen versturen, of klikken ze het verzoek weg zonder de ontvangst te bevestigen. In zo'n geval kunt u natuurlijk altijd in de e-mail zelf vragen om, ook als ze het antwoord op uw vragen nog niet weten, toch te bevestigen dat ze uw bericht ontvangen hebben.

Moet u zelf leesbevestigingen versturen?
Overigens ontvang ik zelf ook veel e-mails met een verzoek tot ontvangstbevestiging. Een antwoord op dit verzoek is een handige manier om te laten weten dat ik een bericht heb ontvangen, zonder direct een antwoord te hoeven schrijven. Als ik mijn e-mail echter 's avonds laat lees en ik niet wil dat een klant dat ziet, dan negeer ik een verzoek soms tijdelijk, om het later alsnog te bevestigen. Ik vind het wel zo beleefd om iemand die om een eenvoudige ontvangstbevestiging vraagt, deze bevestiging te geven, maar…

Let op voor leesbevestigingen bij spam

Bij het versturen van een ontvangstbevestiging let ik altijd op dat ik geen ontvangstbevestiging aanklik bij ongewenste reclameberichten. Want dan is de kans groot dat ik in de toekomst nog veel meer spam van dezelfde of een aanverwante afzender krijg.

Meer informatie: u kunt o.a. hier terecht voor meer informatie over het werken met leesbevestigingen in Outlook. De mogelijkheden voor leesbevestigingen kunnen per e-mailprogramma verschillen. Het lijkt erop dat Gmail deze mogelijkheid niet biedt voor webmail, maar reageer s.v.p. gerust als dit niet klopt, want ik gebruik Gmail zelf niet.

Geen opmerkingen: