Checklist: (uit)gerust op vakantie

Met toestemming overgenomen van ikgastarten.nl

Het zou het hoogtepunt van het jaar moeten zijn: een paar weken ontspannen op vakantie. Maar dat is als ZZP’er makkelijker gezegd dan gedaan, want hoe kom je tot rust als je gedachten nog dagelijks bij de beslommeringen van je bedrijf zijn? Toch is het mogelijk om met een goede voorbereiding (uit)gerust op vakantie te gaan én relaxed terug te komen.

Ga op vakantie

De grootste valkuil voor een ZZP’er is om niet op vakantie te gaan. Er is altijd wel een klusje te doen en een opdracht weigeren in deze tijden van crisis doe je niet zo snel. Als je niet werkt verdien je tenslotte niets en je weet niet of je over een half jaar nog wel genoeg werk hebt. Er is alleen één nadeel: het lichaam van de ZZP’er heeft af en toe rust nodig. Plan daarom bewust een vakantie, anders komt het er gewoon niet van. Daarvoor hoef je niet eens naar het buitenland, thuisblijven is ook vakantie. Het gaat er om dat je een paar weken per jaar echt tot rust komt – en niet alsnog ongemerkt doorwerkt.

Met name de eerste keer dat je als ZZP’er een (lange) vakantie inplant, is dit een spannende aangelegenheid. Je bent immers onmisbaar en hoe moet dit nu met nieuwe opdrachten? Natuurlijk voel je je onmisbaar, je bént het bedrijf, maar ieder bedrijf is wel eens tijdelijk dicht. Dat overkomt je overigens onbewust best vaak. In het weekend, bij een bruiloft, een begrafenis, ziekte. Of vakantie.

Voorbereiding

Geen opdrachtgever staat er daarom raar van te kijken als je meldt dat je een paar weken op vakantie gaat. Om de relatie goed te houden is het wel van belang om je vakantie goed voor te bereiden en alles goed te regelen. Plan de vakantieperiode daarom ruim van te voren en stel opdrachtgevers en klanten zo vroeg mogelijk hiervan op de hoogte. Dit voorkomt gelijk dat die andere angst waarheid wordt: het mislopen van opdrachten. Want wat als je nu net op de top van de Mont Blanc staat en je vanwege een gebrek aan Wi-Fi niet ziet dat er een belangrijke opdracht in je mail binnenkomt?

Omdat je voor je vakantie iedereen nog een keer op de hoogte stelt van je afwezigheid, mailen de klanten of opdrachtgevers je als het goed is geen belangrijke vragen. Je kunt eventueel ook nog een voicemailboodschap of een out of office reply instellen zodat je geen nieuwe opdrachtgevers misloopt. Al moet je over deze e-mailservice wel even goed nadenken, aangezien inbrekers op de loer liggen. Vanwege de verplichte inschrijving bij de Kamer van Koophandel is je vestigingsadres openbaar. Net zoals de politie adviseert geen vakanties op een openbaar twitteraccount aan te kondigen, is het voor een ondernemer die zijn thuisadres als werkadres gebruikt wellicht verstandiger om niet via een out of office reply te verklappen dat hij niet thuis is.

Slim plannen

Als ZZP’er is het verstandig om bij de planning van de vakantie rekening te houden met de branche waarin je werkt. Als zelfstandige bouwvakker is het bijvoorbeeld slim om de vakantie in de bouwvak te plannen, anders loop je in de periode daaromheen onnodig veel geld mis. Ben je een zelfstandig tekstschrijver die regelmatig op een redactie werkt, ga dan op vakantie in de perioden dat er weinig werk is. In de zomer gaat half Nederland op vakantie en ligt er waarschijnlijk juist veel werk in het verschiet.

De laatste dagen voor een vakantie zijn doorgaans erg hectisch. Je bent moe, maar moet nog een ingewikkelde klus afmaken. Facturen moeten worden opgestuurd, de btw-aangifte moet nog worden gedaan en dan is er ook nog de ‘gewone’ vakantiestress van thuis. Plan de laatste week voor de vakantie daarom goed in. Bedenk goed welke opdrachten nog kunnen wachten, of houd er bij de planning een aantal weken ervoor alvast rekening mee. Die lastige klussen zijn makkelijker als je uitgerust bent. Na de vakantie dus.

Tijdelijke vervanging

Denk goed na of je een tijdelijke vervanger inschakelt. Zorg in dat geval dat je op tijd een goede vervanger vindt en ook inwerkt. Als je weet dat jouw werkzaamheden goed overgedragen zijn en dat het werk in goede handen is, ga je al een stuk geruster op vakantie. De vervanger kan gelijk je zakelijke mail bijhouden om allerlei verzoeken af te handelen. Maak verder afspraken over spoedgevallen. Op vakantie wil je in principe niet gestoord worden, maar nood breekt wetten. Geef daarom een telefoonnummer door waarop je te bereiken bent.

Geldzaken regelen

Voordat je op vakantie gaat moet je goed op een aantal geldzaken letten. Zorg als zelfstandige ondernemer voor een financiële buffer. Niet alleen moet de vakantie betaald worden, maar je dient ook geld te reserveren voor na de vakantie. De weken dat je op vakantie bent, verdien je namelijk niets. Vergeet daarom vooral niet je facturen voor je vakantie te versturen. De verwerkingstijd voor opdrachtgevers is doorgaans een aantal weken, zodat je precies weer uitbetaald krijgt als je terugkomt van vakantie. Denk daarnaast goed na over de rekeningen die tijdens de vakantie betaald moeten worden. Met internetbankieren kun je vooruit plannen en de betaalopdrachten vooraf klaar zetten.

Smartphone

Met de komst van de smartphone is het allemaal veel eenvoudiger geworden om nog snel even de e-mail of social media te checken. Deze vaak dwangmatige behoefte levert flink wat stress op. Het is niet voor niets dat grote bedrijven tegenwoordig al hun werknemers aanmoedigen hun telefoon na werktijd uit te zetten. Nu is dat voor een ZZP’er altijd makkelijker gezegd dan gedaan, aangezien jij het bedrijf bent. Maar ook jij hebt recht op ontspanning, zeker tijdens de vakantie. Zet daarom in ieder geval alle push berichten op je smartphone uit, zodat je mail niet automatisch binnenloopt en je telefoon niet constant trilt of piept bij weer een whatsapp-bericht.

E-mail checken

Of je nu een trektocht door de Thaise jungle maakt of gewoon drie weken in je achtertuin een boek leest, beschouw vakantie als vakantie. Opdrachtgevers en klanten hebben geen idee waar jij van je vakantie geniet, voor hen telt alleen dat je weg bent. Ook al blijf je lekker thuis en ben je in de gelegenheid om je mail te lezen of snel te reageren, het is niet noodzakelijk om dit ook daadwerkelijk te doen. Een valkuil is dat je thuis eerder in (werk)gewoontes vervalt, maar vergeet vooral niet dat vakantie ook thuis een vakantie is.

Dat betekent overigens niet dat je helemaal niet met werk hoeft bezig te zijn, zo zwart-wit is het ook weer niet. Het is niet erg om af en toe je mail of voicemail te checken. Laat het alleen niet je vakantie domineren. Als je veel moeite hebt om je werk los te laten, is het verstandiger om hier een half uur per dag de tijd voor te nemen, dan de hele dag hierover op het strand liggen te piekeren. Bespreek dit vooraf wel met je reisgenoten, dat voorkomt een hoop irritaties.

Nieuwe inzichten

Er bestaat altijd een (kleine) kans dat je een opdracht misloopt tijdens je vakantie. Ook al heb je je goed voorbereid door je opdrachtgevers te laten weten dat je op vakantie bent, is er de mogelijkheid dat je een zakelijke kans mist omdat je tijdelijk niet bereikbaar bent. Daar kun je op het strand drie weken over piekeren, maar je kunt nu eenmaal niet alles uitsluiten. Beter is het om deze weken te gebruiken om over nieuwe zakelijke kansen na te denken. Doordat je tot rust komt, geef je jezelf de ruimte om nieuwe ideeën op te doen. Vanwege de normale dagelijkse beslommeringen is er vaak geen tijd voor (zelf)reflectie. De kans is groot dat je tijdens een vakantie - waarbij je afstand van alles neemt - tot nieuwe inzichten komt.

--
Bron/auteur:
Dit artikel is met toestemming overgenomen van www.ikgastarten.nl.

Gebruikt u al leesbevestigingen voor uw e-mails?

Door Mariëtte van Drunen

Als freelancevertaler ontvang ik verreweg het meeste werk en de meeste opdrachtbevestigingen per e-mail. Ik verstuur ook mijn facturen naar veel klanten per e-mail. Maar e-mail is niet 100% betrouwbaar. Soms blijft een bericht heel lang op een server hangen. Of wordt het voor spam aangezien en verwijderd voor het bij de geadresseerde aankomt. En hoewel e-mail wettelijk gezien als bewijs kan worden gebruikt, staat u sterker als u kunt aantonen dat de ontvanger een bericht ook daadwerkelijk heeft ontvangen.

Om een leesbevestiging vragen
Om er zeker van te zijn dat mijn e-mails goed aankomen, vraag ik dan ook automatisch bij bijna iedere e-mail die ik verstuur om een leesbevestiging. Dat wil zeggen dat de ontvanger kan aangeven dat hij of zij de e-mail daadwerkelijk ontvangen heeft. Afhankelijk van de instellingen van zijn of haar e-mailsoftware wordt deze bevestiging automatisch geregeld wanneer e-mails geopend worden, of moet de ontvanger dit voor ieder bericht afzonderlijk aangeven. Als de ontvanger op deze manier de ontvangst bevestigt, dan weet u nog niet wat zijn of haar antwoord zal zijn, maar weet u in ieder geval (en kunt u aantonen) dat de e-mail is aangekomen.

Helaas kunnen mensen ook instellen dat ze nooit leesbevestigingen versturen, of klikken ze het verzoek weg zonder de ontvangst te bevestigen. In zo'n geval kunt u natuurlijk altijd in de e-mail zelf vragen om, ook als ze het antwoord op uw vragen nog niet weten, toch te bevestigen dat ze uw bericht ontvangen hebben.

Moet u zelf leesbevestigingen versturen?
Overigens ontvang ik zelf ook veel e-mails met een verzoek tot ontvangstbevestiging. Een antwoord op dit verzoek is een handige manier om te laten weten dat ik een bericht heb ontvangen, zonder direct een antwoord te hoeven schrijven. Als ik mijn e-mail echter 's avonds laat lees en ik niet wil dat een klant dat ziet, dan negeer ik een verzoek soms tijdelijk, om het later alsnog te bevestigen. Ik vind het wel zo beleefd om iemand die om een eenvoudige ontvangstbevestiging vraagt, deze bevestiging te geven, maar…

Let op voor leesbevestigingen bij spam

Bij het versturen van een ontvangstbevestiging let ik altijd op dat ik geen ontvangstbevestiging aanklik bij ongewenste reclameberichten. Want dan is de kans groot dat ik in de toekomst nog veel meer spam van dezelfde of een aanverwante afzender krijg.

Meer informatie: u kunt o.a. hier terecht voor meer informatie over het werken met leesbevestigingen in Outlook. De mogelijkheden voor leesbevestigingen kunnen per e-mailprogramma verschillen. Het lijkt erop dat Gmail deze mogelijkheid niet biedt voor webmail, maar reageer s.v.p. gerust als dit niet klopt, want ik gebruik Gmail zelf niet.