maandag 29 oktober 2012

Samenwerken op afstand

Door Cas Jamin

Door reisafstanden, tijdgebrek en agenda's die moeilijk op elkaar aansluiten is het niet altijd praktisch om elkaar te ontmoeten voor samenwerking en overleg.
Telefoon en e-mail zijn dan een goed begin, maar met een paar gratis tools kun je tegelijkertijd aan hetzelfde document werken en veel persoonlijker contact hebben via een beeldverbinding met geluid. Wat zijn dat voor tools en wat kun je ermee?

Communicatie: internettelefonie
Met internettelefonie kun je gratis of tegen lage kosten met een groep mensen (video)bellen. Je hebt je handen vrij en kunt met elkaar communiceren op een manier die een echte bijeenkomst zo dicht mogelijk nadert. 

De belangrijkste aanbieders van (gratis) internettelefonie zijn: Skype, Google Hangouts, Windows Live Messenger en FaceTime.

Skype
Skype wordt het meest gebruikt. Het werkt op vrijwel elk besturingssysteem, inclusief tablets en smartphones met iOS of Android. Een-op-een (video)gesprekken met andere Skype-gebruikers zijn gratis. Voor groepsgesprekken tot maximaal 10 personen is het Skype Premium abonnement beschikbaar, waar wel kosten aan verbonden zijn.

Google Hangouts
Google Hangouts is een interessante nieuwkomer. Hiermee kun je gratis met maximaal 10 personen tegelijk videobellen. Ook wordt Google Hangouts steeds beter geïntegreerd met allerlei toepassingen, waaronder Google Drive voor het samenwerken aan documenten.

Google Hangouts is een onderdeel van het sociale netwerk Google+. Na het installeren van een browser plug-in werkt Google Hangouts geheel via de webbrowser. 

Met de Google+-applicatie voor smartphones en tablets kun je ook deelnemen aan een Google Hangouts-gesprek.

Windows Live Messenger
Het welbekende Windows Live Messenger is een optie voor een-op-een videogesprekken tussen twee Windows-gebruikers. Groepsgesprekken zijn (nog) niet mogelijk.

FaceTime
FaceTime wordt meegeleverd met iPads, Macs, de iPhone en de iPod Touch. Het is een applicatie en dienst van Apple voor gratis videobellen. Het werkt heel simpel, maar beide gebruikers hebben een Apple-apparaat nodig en groepsgesprekken zijn (nog) niet mogelijk.

Anderen laten meekijken met scherm delen
Skype en Google Hangouts geven je de mogelijkheid om je gesprekspartners mee te laten kijken naar (een deel van) wat er op jouw computerscherm te zien is. Natuurlijk is dit een functie waar je bedachtzaam mee moet omspringen, maar het kan heel handig zijn als je een openstaand document wilt voorleggen aan je gesprekspartners.

Cloud-based CAT-tools
Langzaam maar zeker komen er op cloud-technologie gebaseerde CAT-tools op de markt. De vertaalomgeving is bij deze tools een (door externen gehoste) webapplicatie. Om ermee te werken heb je enkel een webbrowser of een eenvoudige client-applicatie nodig.

Voordelen van cloud-based CAT-tools
Door de centrale installatie en opslag van de vertaalsoftware en de vertaalbestanden op een met het internet verbonden server, werkt iedereen, ongeacht zijn locatie, automatisch met de laatste versie van de vertaalomgeving, de bron- en doelteksten en het vertaalgeheugen. Dit vereenvoudigt het systeembeheer en de samenwerking tussen vertalers aanzienlijk. Ook kan de vertaler vanaf elke gewenste computer met internetverbinding werken, wat bijvoorbeeld heel handig is na een computercrash of als je regelmatig wisselt tussen een desktop- en laptopcomputer. Bovendien zijn de systeemvereisten relatief laag, omdat de software grotendeels op een externe server draait.

Eenvoudiger samenwerken
Met CAT-tools in de cloud verloopt de afstemming binnen kleine en grote vertaalteams een stuk vlotter. Iedereen is altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken, en teams kunnen snel gevormd en uitgebreid worden met een elektronische uitnodiging.

Dit alles maakt het ook voor freelancers mogelijk om snel een projectteam te vormen met andere vertalers. Dit kan betekenen dat je grotere opdrachten kunt aannemen of dat je vertalingen vaker kunt laten nakijken door een collega.

Samenwerken met een online CAT-tool betekent vaak ook dat je samen een vertaalgeheugen deelt. Dit hoeft niet het vertaalgeheugen te zijn dat je gebruikt als je alleen werkt, maar het is goed om hier een afweging in te maken. Met een goede collega met vergelijkbare ervaring zul je waarschijnlijk liever een vertaalgeheugen delen, dan met iemand uit een heel ander werkveld of een beginnend vertaler.

Beperkingen
Een betrouwbare internetverbinding is natuurlijk essentieel. Sommige van deze CAT-tools hebben al wat mogelijkheden om ook offline door te werken, maar op dit punt is er nog ruimte voor verbetering.

Beveiliging, privacy en juridische aspecten zijn ook belangrijke overwegingen. Afhankelijk van de wensen van de klant en de aard van de tekst kan het beter zijn om met een vertaalpakket op je eigen computer te vertalen. Op den duur zullen de voordelen van cloud computing echter steeds vaker de doorslag geven.

Voorbeelden van cloud-based CAT-tools
MemSource, XTM Cloud, Wordbee en Transiflex zijn voorbeelden van cloud-based CAT-tools waarop ook freelancers een abonnement kunnen nemen. De abonnementen verschillen onder andere in het aantal woorden dat je per maand kunt vertalen en de mogelijkheden tot (simultane) samenwerking met andere vertalers.

Document tegelijkertijd samen bewerken
Met de cloud-diensten Google Drive en Microsoft SkyDrive kun je met meer mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken. Doordat je het document centraal onderbrengt op de servers van deze cloud-diensten kunnen alle collega's tegelijkertijd in hetzelfde bestand werken. Hoe dit in zijn werk gaat lees je hieronder.

Google Drive
Google Drive (voorheen Google Docs) is een webapplicatie waarvan je gebruik kunt maken als je ingelogd bent met een gratis Google-account ('Gmail-account' in de volksmond). Je hebt altijd een internetverbinding nodig, maar met de webbrowser Google Chrome en de Google Drive software, is het mogelijk om door te werken als de internetverbinding tijdelijk wegvalt. Veranderingen worden dan doorgevoerd zodra de verbinding hersteld is.

Je kunt in Google Drive nieuwe documenten aanmaken, maar ook bestaande documenten uploaden vanaf je computer. Om documenten die je upload naar Google Drive te kunnen bewerken, is het belangrijk om tijdens het uploaden te kiezen voor conversie naar het Google Docs-formaat. Later kun je documenten weer downloaden als een MS Office-, OpenOffice-, RTF-, TXT- of PDF-bestand.

Google Drive is op het moment de handigste manier om samen te werken aan documenten, spreadsheets, presentaties, diagrammen en webformulieren. Als meer mensen (maximaal 50) hetzelfde document openen, zie je elkaars cursor en toetsaanslagen. Alles loopt synchroon. Veranderingen worden direct opgeslagen en voor iedereen doorgevoerd. Met de versiehistorie krijg een goed beeld van de door iedereen ingebrachte veranderingen en kun je eerdere versies terughalen.

SkyDrive
SkyDrive is de gratis cloud-opslagdienst van Microsoft. Iedereen die je toegang geeft tot een Microsoft Office-document in je SkyDrive, kan vanuit zijn webbrowser of een lokale installatie van MS Office (Windows en Mac) een bijdrage leveren aan het document. Opgeslagen wijzigingen zijn direct voor iedereen te zien in zowel de web-interface als in ieders lokale MS Office. In deze video kun je zien hoe dit ongeveer in zijn werk gaat op een Windows PC. In deze videoreeks wordt het uitgebreider uitgelegd, maar de focus ligt hier op de Mac.

Office 365 is de zakelijke tegenhanger van SkyDrive. Het wordt op abonnementsbasis aangeboden aan kleine en grote bedrijven.

Brainstormen
Er zijn talloze webapplicaties die gecombineerd met (beeld)telefonie een vruchtbare brainstorm afstand mogelijk kunnen maken. Zo kun je ideeën verzamelen in een Google Drive of SkyDrive document, mindmappen met Mindmeister of plakbriefjes plakken met GroupZap.

Samenwerking op afstand laten slagen
Om samenwerking op afstand te laten slagen is het belangrijk om van tevoren alles goed voor te bereiden en uit te proberen. Zorg er samen voor dat iedereen vertrouwd is met de te gebruiken software en hardware. Begin eenvoudig en breid het aantal tools naar behoefte uit. 

Beeldcontact
Bij het gebruik van videobellen zijn de kwaliteit en de positie van de webcam erg belangrijk voor een prettige interactie. Plaats de webcam recht voor je, bovenop je monitor, zodat anderen jou en je gezichtsuitdrukkingen goed kunnen zien.

Te onpersoonlijk?
Samenwerken op afstand is natuurlijk geen vervanging voor ontmoeting in levenden lijve. Het is een hulpmiddel waarmee je op afstand iets voor elkaar kunt krijgen als samenkomen onpraktisch is. Met goede afspraken en de juiste verwachtingen doe je er allemaal je voordeel mee, zonder dat het ten koste hoeft te gaan van persoonlijk contact.


Bronnen

2 opmerkingen:

Kees van der Weide zei

Fijne lijst, veel kende ik er al wel maar veel andere ook niet. Wij hebben sindskort een smartboard hangen; en daarmee kunnen we nu op afstand ook mee videoconferences houden. Hiervoor hebben we inderdaad skype en hangouts geprobeerd, maar dat werkte niet zo optimaal als met dit digibord.. tip dus voor ieder bedrijf of team dat regelmatig samen werkt op afstand!

K. Hopman zei

Er zijn momenteel veel leuke ontwikkelingen gaande, er is ook al een tijdje een "soort vaste telefoon" device aanwezig waarbij je smartphone in steekt. Dan tover je je telefoon meer om voor zakelijk gebruik. Ben benieuwd wat voor ontwikkelingen er nog meer gaan plaatsvinden omtrent deze vorm van communicatie.